全社的に長期休業(長期休暇)を取る場合、「休日設定」からのみ設定可能な休日区分「公休(優先)」を
利用することで、休業期間を公休にすると同時にシフトを削除できます。
その他にも、シフト管理プラン、休暇・申請管理プランをご契約いただくことで、長期休業への
対応が可能です。
このページでは、お盆や年末年始など長期休業への対応法をご説明します。
関連ヘルプ:各プランでできること
目次
全員が休みの場合
基本情報設定→各種設定→休日設定
全社あるいは特定のグループに所属する全員が休みになる場合は、「休日設定」の利用をおすすめします。
休日設定でのみ利用できる休日区分「公休(優先)」は、当てはめた日のシフトを削除する効果があります。
また、「公休(優先)」の日へは、あとからシフトを割り当てることもできません。
そのため、長期休業期間に対して「公休(優先)」を適用すれば、出勤打刻が無くても欠勤にはなりません。
関連ヘルプ:休日区分が「公休・法定休」なのに欠勤になります
注意事項 ・「公休(優先)」の日はシフトが削除されるため、シフト開始時刻・終了時刻を基準として働く打刻まるめ設定は利用できません。 ・「公休(優先)」であっても打刻は可能であり、労働時間も記録されます。 |
休業期間中も出社する可能性がある場合
基本的には「全員が休みの場合」と同様、「公休(優先)」の利用をおすすめします。
「公休(優先)」でシフトが消えていても打刻は可能であり、また労働時間も集計されます。
しかしながら、休日出勤申請で振替えをしたい場合や出勤日にシフトが必要な場合は「公休(優先)」を
利用できません。
それらの場合は、以下の方法をご利用ください。
休日出勤申請で振替えたい場合
休業期間中に出勤した場合に振休を付与したい場合は、休業期間に休日区分をあてはめて休日とし
休日出勤申請で振替える方法をおすすめします。
1. 休業期間のシフトを削除する
欠勤と判定されることを避けるため、パレットシフトや一括登録機能を利用して
休業期間中のシフトを削除してください。
2. 休業期間の平日の休日区分を普通の「公休」に変更する
基本情報設定→各種設定→休日設定
休業期間の平日を休日に変更することで、休業期間に出勤した日に対して休日出勤申請を出せるように
なります。
このとき、あとで振替えができなくなるので、「公休(優先)」は使用しないでください。
3. 休日出勤申請で振替える
休業期間中に出勤した場合、休日出勤申請を出してください。
「取得予定の休暇タイプ:振休」を選択し、休暇日を指定して申請することで、承認と同時に
休日出勤日と休暇日を振替えます。
詳しくは以下のヘルプページをご確認ください。
・振休の使い方(休日出勤申請・休暇申請)
・休日出勤を申請する(PC / モバイル)
・休日出勤申請一覧
<休業期間中も出社する可能性がある場合>に戻る
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シフトが必要な場合
休業期間の出勤日にシフトを入れたい場合は、いったんすべてのシフトを削除し、その後、
必要な日にのみシフトを申請してください。
このとき、休日区分を変更する必要はありません。
1. 休業期間のシフトを削除する
欠勤と判定されることを避けるため、パレットシフトや一括登録機能を利用して
休業期間中のシフトを削除してください。
2. 休業期間中に出勤した場合のみ、シフトを申請する
休業期間中に出勤した場合は、スタッフからシフト申請を出してください。
残業申請が必要な場合は、シフト申請の承認後に申請可能になります。
・シフトを申請する(PC / モバイル)
・シフト作成(承認)
<休業期間中も出社する可能性がある場合>に戻る
画面上部に戻る
年末年始に人事異動がある場合
人事異動(所属グループ・スタッフ種別の変更)がある場合は以下の順序で作業を行います。
1. 12月の勤務がすべて終わったあと、締め処理を行う
出勤管理→締め処理
メイングループ・スタッフ種別を変更すると適用される設定も変わり、勤怠データに再計算がかかる
可能性があります。
それを避けるため、まずは設定の変更を適用されたくない範囲に締め処理をかけてください。
このとき、未承認の申請や打刻もれ・打刻間違いが残った状態で締めないようにお気を付けください。
例)2025年1月1日付けの異動があるため、2024年12月31日以前に対して締め処理をかける。
2. 勤務データダウンロードを実行する
出勤管理→データ出力→勤務データダウンロード
締め処理のあと、締めた期間・グループに対して勤務データダウンロードを行うことで再計算が働き、
締めが完了します。
勤務データダウンロードを行わないと締め処理は完了しませんので、必ず実行してください。
ダウンロードに使用するフォーマットに決まりはありません。
3. メイングループ・サブグループ・スタッフ種別を変更する
基本情報設定→一括登録→スタッフ情報(スタッフ情報一括登録)
所属グループ・スタッフ種別はスタッフ詳細から変更しますが、対象のスタッフが複数いる場合は
一括登録機能を利用すると便利です。
所属グループ・スタッフ種別は「スタッフ情報」の一括登録で変更できます。
スタッフ情報の一括登録は、予約機能を使ってアップロードすることで、登録の実行タイミングとして
未来の日時を指定できます。
例えば「1月にスタッフが出勤する前に変更を完了しておきたい」という場合は、実行日として
出勤日の前日夜などを指定します。
年始はサーバーが混み合いますので、余裕を持った日時で予約することをおすすめいたします。
予約機能を利用する場合は、予約した日時になる前に、締め処理・勤務データダウンロードを
必ず終わらせておいてください。
なお、一括登録の予約は、実行前であればいつでもキャンセルできます。
4. 所属グループ・スタッフ種別が変更されたか確認する
スタッフ管理→スタッフ一覧
一括登録の実行後、想定通りに所属グループ・スタッフ種別が変更されているか、
スタッフ一覧で検索するなどの方法で確認してください。
よくある質問
シフト管理プランの機能以外でシフトを削除する方法はありますか?
シフト管理プランのご契約が無い場合、シフトを削除する方法は以下の2通りです。
- 休日設定の「公休(優先)」を利用する
- 出勤簿のシフト欄を編集して削除する
基本的には「公休(優先)」の利用をおすすめいたしますが、運用上「公休(優先)」を利用できない場合は
手作業で出勤簿を編集し、シフトを削除する必要があります。
出勤簿を直接編集して入力されたデータは勤怠情報としてもっとも優先されます。
そのため、出勤簿を直接編集した日に対しては打刻まるめ設定や自動休憩設定が働かなくなります。
また、打刻場所はメイングループに変更されます。
出勤簿を直接編集する場合は、必ず以下のヘルプページをご確認ください。
サポート窓口はお盆や年末年始も利用できますか?
ジョブカン勤怠管理のサポート窓口は、年末年始は休業しております。
また、お盆には対応可能なお問い合わせ方法や受付時間が変更になる可能性があります。
詳しい休業期間・受付時間については、管理者ページトップの「運営事務局からのお知らせ」、
「更新情報」欄やジョブカン公式サイトの「お知らせ」に掲載いたします。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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長期休暇、年末年始、夏季休暇、冬季休暇、夏期、冬期、お休み