新しく入社する従業員がいる場合、ジョブカン勤怠管理でのスタッフ登録が必要です。
その際、すでに作成済みの設定が新入社員にも正しく適用されるように、あらかじめ各種設定を
確認しておくことが重要です。
このページでは、社員の入社や異動に対応する方法をご説明します。
関連ヘルプ：各プランでできること
目次
新入社員がいる場合
新しく入社する従業員がいる場合、ジョブカン勤怠管理では以下の対応が必要となります。
スタッフ登録を行う前に事前に各種設定を確認しておきましょう。
1. 新入社員に適用される設定を確認する
「所定時間・残業・深夜設定」をはじめとする各種設定では、メイングループ/スタッフ種別ごとに
異なる設定を作成し、適用できます。
新しく入社する従業員の配属先（グループ）・雇用形態（スタッフ種別）ごとに適用される設定を
改めて確認し、想定外の設定が適用されることのないようにしましょう。
2. 全日休暇を取得した際の休暇時間の根拠を確認する（休暇・申請管理プランご契約の場合）
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：時間計算
「消化量：全休（1日）」の休暇を取得した際の休暇時間は、オプション設定「休暇取得時の「休暇時間」の根拠（全日休暇のみに適用）」によって変化します。
オプション設定はグループ/スタッフ種別ごとに設定内容を変更できず、全社一律で適用されます。
選択している項目によって、それぞれ関連する設定を確認してください。
| 項目 | 説明 |
| 消化量算出設定 | 消化量算出設定にしたがいます。 |
| シフトから算出 | 休暇日のシフトの労働時間＝全日休暇の休暇時間になります。 休憩時間が設定されている場合、休憩時間は休暇時間から除外されます。 |
| 所定労働時間設定 |
スタッフ詳細で設定した「所定労働時間（1日）」が全日休暇の休暇時間になります。 「所定労働時間（1日）」は全日休暇の休暇時間算出のためにのみ利用します。 |
3. 有休自動付与の設定を確認する（休暇・申請管理プランご契約の場合）
休暇・申請管理→休暇管理→有休自動付与
有休自動付与は、設定にしたがって自動的に有休日数を付与する機能です。
スタッフ種別ごとに設定を作成できます。
新入社員に適用される予定の設定内容（特に付与の条件）や「入社時付与」の日数をご確認ください。
あわせてこちらの見出しもご確認ください。
4. 新入社員をスタッフとして登録する
スタッフ管理→スタッフ一覧→スタッフ登録
または、基本情報設定→各種設定→初期設定一覧→スタッフ登録
必要事項を入力し、新入社員をスタッフとして登録します。
スタッフ情報タブの各項目については「スタッフ詳細（スタッフ情報）」をご確認ください。
特に、以下の項目についてお気を付けください。
| スタッフ詳細 | 説明 |
| 所定労働日数区分 （週／１年間） |
有休自動付与で「付与日数の基準」として「所定労働日数区分」を選択している場合に必要です。 |
| 所定労働時間（１日） | オプション設定「休暇取得時の「休暇時間」の根拠（全日休暇のみに適用）」および「消化量算出設定」で利用します。 上記機能での設定によっては、「所定労働時間（1日）」で設定した時間数が全日休暇の休暇時間になります。 |
| 入社日 （または「有休自動付与用の起算日」） |
有休自動付与の付与日数は勤続年数によって決まります。 また、「付与の間隔」が「毎日」「毎月」の場合、有休の付与実行日は入社日によって決まります。 |
| 基本シフト |
有休自動付与の付与条件として出勤率を利用する場合はシフトが必要です。 基本シフトを利用するか、シフト管理プランのご契約がある場合はパレットシフト等でシフトを設定してください。 関連ヘルプ：シフトを設定/作成する |
5. スタッフにマイページを配布する
スタッフはマイページを利用できます。
マイページにはPCマイページとモバイルマイページがあり、それぞれログインURLが異なります。
マイページを発行する方法は以下のヘルプページをご確認ください。
関連ヘルプ：
メールアドレスを持っていないスタッフにマイページを発行する
スタッフ（従業員）ができること
組織変更や人事異動がある場合
人事異動（所属グループ・スタッフ種別の変更）がある場合は以下の順序で作業を行います。
関連ヘルプ：組織変更や人事異動があった場合はどうしたらよいですか？
1. 前月の勤務がすべて終わったあと、締め処理を行う
出勤管理→締め処理
メイングループ・スタッフ種別を変更すると適用される設定も変わり、勤怠データに再計算がかかる
可能性があります。
それを避けるため、まずは設定の変更を適用されたくない範囲に締め処理をかけてください。
このとき、未承認の申請や打刻もれ・打刻間違いが残った状態で締めないようにお気を付けください。
例）2025年4月1日付けの異動があるため、2025年3月31日以前に対して締め処理をかける。
2. 勤務データダウンロードを実行する
出勤管理→データ出力→勤務データダウンロード
締め処理のあと、締めた期間・グループに対して勤務データダウンロードを行うことで再計算が働き、
締めが完了します。
勤務データダウンロードを行わないと締め処理は完了しませんので、必ず実行してください。
ダウンロードに使用するフォーマットに決まりはありません。
3. メイングループ・サブグループ・スタッフ種別を変更する
基本情報設定→一括登録→スタッフ情報（スタッフ情報一括登録）
所属グループ・スタッフ種別はスタッフ詳細から変更しますが、対象のスタッフが複数いる場合は
一括登録機能を利用すると便利です。
所属グループ・スタッフ種別は「スタッフ情報」の一括登録で変更できます。
スタッフ情報の一括登録は、予約機能を使ってアップロードすることで、登録の実行タイミングとして
未来の日時を指定できます。
例えば「4月にスタッフが出勤する前に変更を完了しておきたい」という場合は、実行日として
出勤日の前日夜などを指定します。
年始はサーバーが混み合いますので、余裕を持った日時で予約することをおすすめいたします。
予約機能を利用する場合は、予約した日時になる前に、締め処理・勤務データダウンロードを
必ず終わらせておいてください。
なお、一括登録の予約は、実行前であればいつでもキャンセルできます。
4. 所属グループ・スタッフ種別が変更されたか確認する
スタッフ管理→スタッフ一覧
一括登録の実行後、想定通りに所属グループ・スタッフ種別が変更されているか、
スタッフ一覧で検索するなどの方法で確認してください。
有休自動付与
休暇・申請管理→休暇管理→有休自動付与
有休自動付与は、スタッフ種別ごとに設定を作成する必要があります。
新しく従業員が入社したり異動によってスタッフ種別が変わったりする場合、前もって配属先の設定内容を
ご確認ください。
チェックのポイント
有休自動付与の設定を確認する際、特に以下の項目についてお気を付けください。
| 有休自動付与の設定項目 | 説明 |
| 付与の間隔 |
有休の付与実行日・付与日数は「付与の間隔」「自動付与日数設定」によって決まります。 スタッフ種別によってこの設定が異なる場合、異動することで想定通りのタイミングに付与が働かなくなる可能性があります。 |
| 自動付与日数設定 | |
| 付与日数の基準 （Bパターン） |
「付与日数設定」がBパターン、「付与日数の基準」が「所定労働日数区分」の場合、有休の付与日数は「所定労働日数区分（週／１年間）」によって決まります。 「所定労働日数区分（週／１年間）」は、各スタッフごとにスタッフ詳細から設定する必要があります。 |
| 出勤率 | 有休の付与条件として出勤率を利用するか否かの設定です。 利用する場合、出勤率の算出にはシフトの設定が必要です。 |
| 入社時付与 | 入社と同時に有休を付与する設定です。 入社月ごとの付与日数が想定通りか確認してください。 |
有休が付与されない場合
自動付与が働かず有休が付与されない場合、以下の手順にしたがって確認を進めてください。
関連ヘルプ：有休（有給）の自動付与が想定通りに働きません
|
注意事項 有休自動付与は、設定を完了した【翌日】から働きます。 例）2025年4月1日にスタッフ種別「正社員」の設定を行い保存した。 |
1. スタッフ種別ごとに有休自動付与が有効になっているか確認する
休暇・申請管理→休暇管理→有休自動付与
有休自動付与はスタッフ種別ごとに設定します。
有休自動付与画面でプルダウンからスタッフ種別を選択し、「表示」をクリックしてください。
表示された画面で「有休自動付与：利用しない」が選択されている場合、自動付与は無効です。
2. 有休自動付与の自動付与履歴を確認する
休暇・申請管理→休暇管理→有休自動付与→有休自動付与履歴
有休自動付与履歴を開き、「付与結果：NG」が出ていないか確認してください。
NGの場合、付与が失敗した理由が備考欄に表示されます。
理由を確認し、必要に応じてスタッフ情報を修正してください。
なお、付与失敗の原因を取り除いたとしても、自動付与が再実行されることはありません。
今年度の付与は「休暇付与」から手動で行ってください。
3. 各スタッフの入社日が正しく登録されているか確認する
スタッフ管理→スタッフ一覧→スタッフ詳細：スタッフ情報
付与実行のタイミングや付与日数は、各スタッフの入社日（もしくは「有休自動付与用の起算日」）に
影響を受けます。
スタッフの入社日が正しいか確認してください。
スタッフ情報の一括登録画面から、登録済みのスタッフ情報をCSV形式でダウンロードできます。
複数人の入社日を確認する場合はそちらの利用をおすすめいたします。
|
入社日や「有休自動付与用の起算日」を変更した場合 有休自動付与の「付与の間隔」が「毎日」「毎月」の場合、付与実行日は入社日または「有休自動付与用の起算日」によって決まります。 |
お問い合わせについて
ジョブカン勤怠管理のお問い合わせ窓口では、電話・メール・チャットでのお問い合わせを受け付けて
おります。
年度末・年度始め（3月末頃～4月中）は電話のお問い合わせが大変混み合いますので、
メール・チャットでのお問い合わせをおすすめいたします。
メール
対応時間：平日9時～18時
以下の必要事項を添えてお問い合わせください。
|
必要事項 ・メールアドレス： ・事象の発生日時： ※ お問い合わせの事象に関しては、できるだけ詳しいご説明を記載いただけますと幸いです。 |
チャット
対応時間：平日9時～18時
チャットサポートでは、サポート窓口の担当者がリアルタイムで回答します。
管理者ページにログイン後、画面右下の【サポート】ボタンからチャット画面に進んでください。
※ 全権限管理者（Admin管理者）のみ利用可能です。
※ 無料プランのお客様は利用できません。
※ 対応時間外はチャット画面の代わりにお問い合わせフォーム（メール）が表示されます。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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