ジョブカン勤怠管理では、部署や店舗を「グループ」として登録します。
スタッフにはそれぞれメイングループひとつ、サブグループ複数を設定することができます。
就業規則設定や有休自動付与などジョブカン勤怠管理の多くの設定は、適用する設定内容を
所属グループごとに変更することができます。
また、メイングループ・サブグループは打刻場所としても使用します。
このページでは、グループの概要についてご説明します。
目次
グループとは
グループとは、スタッフが所属する「囲い」のようなものです。
主に、スタッフが勤務する店舗や部署をグループとして作成します。
ジョブカン勤怠管理では、就業規則設定や有休自動付与など多くの設定機能で
所属グループやスタッフ種別ごとに別々の設定を適用することができます。
スタッフをグループに所属させるには、スタッフ詳細から各スタッフにメイングループ・サブグループを割り当ててください。
すべてのグループは、メイングループとしてもサブグループとしても使用できます。
グループ設定
基本情報設定→各種設定→グループ設定
グループは「グループ設定」画面で作成します。
会社の規模や組織形態に沿って、またはコスト管理を行う部署・店舗単位でグループを作成することにより、ジョブカンを効果的に利用できます。
グループ設定について詳しくはこちらをご確認ください。
例)営業部 ・総務部 ・経理部
新宿店・池袋店など
親グループ・子グループ
グループは階層化することができます。
階層の上位にあたるグループを「親グループ」、下位にあたるグループを「子グループ」と呼称します。
親グループを管理するグループ管理者は、子グループに対しても管理する権限を持ちます。
また、ジョブカン勤怠管理では、設定を作成する際に対象となるグループを指定できるものが
複数ありますが、親グループ向けの設定は子グループにも影響を与えることがあります。
逆に子グループ向けの設定が親グループに影響を与えることはありません。
以下の設定以外は、親グループ向けの設定が子グループにも影響を与えます。
その場合、子グループ向けの設定を作成することで、親グループの影響から除外できます。
<親グループに対する設定が子グループに影響を与えない設定>
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グループID
基本情報設定→各種設定→グループ設定→編集
グループIDとは、新規作成時に各グループに自動的に割り振られる数字のことです。
グループIDはグループ設定の編集画面から確認できます。
任意の数字に変更することはできません。
ひとつのジョブカン勤怠管理アカウント内でグループIDが重複することはありません。
例えば、あるグループを削除後、グループ名や所属スタッフなどをまったく同じに揃えてグループを
作り直したとしても、グループIDが違えばシステム上「違うグループ」として扱われます。
グループ管理者
基本情報設定→各種設定→グループ管理者設定
全権限管理者以外に、スタッフを管理する権限を持つアカウントのことを「グループ管理者」と言います。
グループ管理者にはそれぞれ「管理グループ」を割り当てます。
グループ管理者は、自身の管理グループに所属するスタッフについて勤怠データを確認したり、
シフトを作成したりできます。
グループ管理者ができることは、ご契約プランによっても変化します。
また、権限の範囲は設定によって制限できます。
以下はグループ管理者ができることの一例です。
- 打刻修正申請を承認・却下する
- スタッフの打刻を追加・削除する
- シフト申請を承認・却下する
- シフトを作成する
-
承認フローに承認者として設定されているとき、
休暇申請・残業申請・休日出勤申請を承認・却下する
グループ管理者について詳しくはこちらをご確認ください。
全権限管理者とグループ管理者の違いはこちらをご確認ください。
メイングループ
スタッフ管理→スタッフ一覧→各スタッフ名→スタッフ詳細
メイングループ、サブグループはスタッフ詳細で設定します。
メイングループは各スタッフひとつしか設定できません。
適用される設定
ジョブカン勤怠管理の設定の中には適用するグループを指定できるものがありますが、
スタッフに適用されるのはメイングループに対して作成した設定です。
メイングループに対する設定が無い場合は、その親グループの設定や対象「全て/全て」の設定が
適用されます。
サブグループ
スタッフ管理→スタッフ一覧→各スタッフ名→スタッフ詳細
サブグループは各スタッフに複数設定できます。
主に、メイングループ以外の打刻場所として利用します。
例えば、複数店舗に勤務しているスタッフの場合、メインの所属店舗をメイングループに、
それ以外の店舗をサブグループに設定します。
それにより、各店舗での出退勤打刻を記録し、労働時間を集計することができます。
サブグループのグループ管理者
スタッフ詳細の「設定情報」タブでは各スタッフに適用される設定を確認することができます。
ここで該当スタッフを管理しているグループ管理者も確認することができますが、表示されるのは
メイングループを管理する管理者のみです。
サブグループの管理者は表示されません。
しかしながら、サブグループの管理者も、メイングループの管理者と同様にスタッフを管理する権限を
持ちます。
グループ管理者について詳しくはこちらをご確認ください。
所属グループ
所属グループとは「スタッフに設定されたメイングループ・サブグループすべて」を指しますが、
スタッフに適用されるのはメイングループに対して作成された設定のみとなります。
例えば、「メイングループ:A、サブグループ:B」のスタッフはグループBにも所属していることに
なりますが、「所属グループ:B」に対して作成された設定があっても適用されません。
したがって、ジョブカン勤怠管理内でのほとんどの場面で「所属グループ=メイングループ」と考えて
差し支えありません。
打刻場所(打刻グループ)
打刻をすると、時刻、打刻方法と共に「どのグループで打刻したか」が記録されます。
この「打刻したグループ」を打刻場所(打刻グループ)と呼びます。
打刻場所は打刻の際にスタッフ自身が選択できます(一部の打刻方法では選択できません)。
打刻場所は、「どのグループ(店舗、事業所等)で勤務したか」という記録に利用します。
メイングループ・サブグループ、およびその親子グループを、打刻場所として利用することができます。
特にメイングループはデフォルトの打刻場所となります。
打刻場所を選択して打刻をすることで、勤務データダウンロード・出勤簿一括ダウンロードで
打刻場所別に労働時間を集計できます。
→打刻場所(グループ)ごとに労働時間を集計できますか?
また、在宅勤務の管理に利用することもできます。
→在宅勤務について、確認や集計ができますか?
例)モバイルマイページ打刻画面
自動で締め処理が行われる場合
以下のいずれかに当てはまる場合、自動で締め処理がかかります。
新規作成されたグループがある
新規作成したグループは、前月度まで締め処理された状態で生成されます。
例えば、今月度作成したグループに以前から勤務しているスタッフを所属させた場合、該当スタッフの前月度までの勤怠データに締めがかかり、編集できなくなります。
締め状態は締め処理画面から解除可能です。
親グループを締め処理した
親子関係のある上位グループを締め処理した場合、紐づく子グループも自動的に締められます。
子グループの締めを解除したい場合、締め処理画面で子グループごとに解除の操作が必要です。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
🔍関連ワード
所属グループ、サブグループ、メイングループ、上位グループ、下位グループ、複数拠点、部署、異動
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