Trong Quản lí chấm công của Jobcan, các phòng ban hoặc cửa hàng sẽ được đăng ký dưới dạng “Nhóm”.
Mỗi nhân viên có thể được gán 1 Nhóm chính và thêm vào nhiều Nhóm phụ để thuận tiện cho việc quản lý và phân quyền.
Nhiều thiết lập như Quy định làm việc hay Tự động cộng ngày nghỉ phép có thể được tùy chỉnh riêng cho từng Nhóm. Ngoài ra, Nhóm chính và Nhóm phụ cũng có thể được dùng làm Địa điểm chấm công.
Dưới đây, Jobcan sẽ giới thiệu tổng quan về nhóm và cách sử dụng.
Mục lục
- Nhóm là gì
- Thiết lập Nhóm
- Quản trị viên nhóm
- Nhóm chính
- Nhóm phụ
- Nhóm trực thuộc
- Địa điểm chấm công (Nhóm chấm công)
- Trường hợp hệ thống tự động chốt công
Nhóm là gì?
Trong hệ thống, “Nhóm” giống như một “khu vực” mà nhân viên trực thuộc. Thông thường, tạo nhóm để đại diện cho các cửa hàng hoặc phòng ban nơi nhân viên làm việc.
Trong Quản lí chấm công của Jobcan, nhiều tính năng cài đặt như Quy định làm việc hay Tự động cộng ngày nghỉ phép có thể được áp dụng riêng biệt cho từng nhóm hoặc từng loại nhân viên.
Cách gán nhân viên vào nhóm
Để đưa nhân viên vào nhóm, hãy mở thông tin Chi tiết nhân viên và gán cho họ nhóm chính hoặc nhóm phụ. Mọi nhóm trong hệ thống đều có thể được sử dụng làm nhóm chính hoặc nhóm phụ, tùy theo cách quản lý muốn.
Thiết lập nhóm
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập nhóm
Việc tạo nhóm dựa trên quy mô công ty, cơ cấu tổ chức, hoặc theo từng bộ phận/phòng ban chịu trách nhiệm quản lý, để sử dụng Jobcan hiệu quả hơn. Để biết chi tiết về thiết lập nhóm, vui lòng tham khảo tại đây.
Ví dụ: Phòng ban: kinh doanh, hành chính, kế toán
Chi nhánh: chi nhánh 1; chi nhánh 2...
Nhóm chính – Nhóm phụ
Nhóm có thể được phân cấp theo nhiều tầng. Nhóm ở cấp cao hơn được gọi là “nhóm chính”, còn nhóm ở cấp thấp hơn được gọi là “nhóm phụ”.
Quản lý nhóm của nhóm chính sẽ có quyền quản lý cả các nhóm phụ trực thuộc.
Trong Quản lí chấm công của Jobcan, khi tạo một số thiết lập, có thể chỉ định nhóm áp dụng.
Nếu thiết lập được áp dụng cho nhóm chính, thì các nhóm phụ cũng có thể chịu ảnh hưởng theo.
Ngược lại, nếu thiết lập áp dụng cho nhóm phụ, thì sẽ không ảnh hưởng đến nhóm chính.
Ngoại trừ một số thiết lập nhất định, hầu hết các thiết lập áp dụng cho nhóm chính đều sẽ ảnh hưởng đến các nhóm phụ. Trong trường hợp này, có thể tạo thiết lập riêng cho nhóm phụ để loại bỏ ảnh hưởng từ nhóm chính.
|
Các thiết lập của nhóm chính không ảnh hưởng đến nhóm phụ
|
Quay lại phần “Thiết lập Nhóm”
Quay lại đầu trang
Mã nhóm (ID Nhóm)
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập nhóm → Chỉnh sửa
Mã Nhóm (ID Nhóm)
Là con số được tự động cấp cho mỗi nhóm khi tạo mới.
Có thể xem Mã Nhóm trong màn hình chỉnh sửa Nhóm, nhưng không thể thay đổi số này theo ý muốn.
Trong cùng một tài khoản Quản lí chấm công của Jobcan, không có hai Nhóm nào có cùng Mã Nhóm.
Ví dụ: nếu xóa một Nhóm và tạo lại Nhóm mới với tên, nhân viên và các thông tin giống hệt, nhưng Mã Nhóm khác, hệ thống vẫn sẽ coi đây là Nhóm khác nhau.
Quay lại phần <Thiết lập Nhóm>
Quay lại đầu trang
Quản trị viên Nhóm
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập cho Quản trị viên nhóm
Ngoài Quản trị viên toàn quyền, những tài khoản có quyền quản lý nhân viên được gọi là Quản trị viên Nhóm.
Mỗi Quản trị viên Nhóm sẽ được gán một hoặc nhiều Nhóm quản lý. Họ có thể:
Xem dữ liệu chấm công của nhân viên trong Nhóm quản lý.
Lên lịch ca làm việc (shift) cho nhân viên trong Nhóm đó.
Các quyền của Quản trị viên Nhóm có thể thay đổi tùy theo gói dịch vụ đang sử dụng, và phạm vi quyền hạn cũng có thể được giới hạn thông qua cài đặt.
Dưới đây là một số ví dụ về những việc mà Quản trị viên Nhóm có thể thực hiện:
- Phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu chỉnh sửa chấm công của nhân viên
- Thêm hoặc xóa dữ liệu chấm công của nhân viên
- Phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu ca làm việc (shift) từ nhân viên
- Tạo lịch ca làm việc (shift) cho nhân viên trong Nhóm quản lý
-
Khi được cài đặt là người phê duyệt trong Luồng phê duyệt, có thể:
Phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên.Phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu làm thêm giờ (OT).
Phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu làm việc vào ngày nghỉ/ lễ.
Để biết chi tiết về Quản trị viên Nhóm, vui lòng xem tại đây.
Để hiểu sự khác nhau giữa Quản trị viên toàn quyền và Quản trị viên Nhóm, vui lòng xem tại đây.
Nhóm chính
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chọn tên nhân viên → Chi tiết nhân viên
Thiết lập Nhóm chính và Nhóm phụ cho nhân viên tại Chi tiết nhân viên. Mỗi nhân viên chỉ có thể thuộc một Nhóm chính, nhưng có thể tham gia nhiều Nhóm phụ.
Các thiết lập được áp dụng
Trong quản lý chấm công của Jobcan, một số cài đặt cho phép chỉ định Nhóm áp dụng.
Đối với nhân viên, các cài đặt sẽ được áp dụng dựa trên Nhóm chính mà họ thuộc.
Nếu không có cài đặt nào cho Nhóm chính, hệ thống sẽ áp dụng cài đặt của Nhóm chính hoặc cài đặt chung “Tất cả”.
Nhóm phụ
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chọn tên nhân viên → Chi tiết nhân viên
Nhóm phụ
Mỗi nhân viên có thể được gán nhiều Nhóm phụ.
Nhóm phụ thường được sử dụng làm địa điểm chấm công ngoài Nhóm chính.
Ví dụ: Nếu một nhân viên làm việc tại nhiều cửa hàng, bạn có thể:
Gán cửa hàng chính mà họ trực thuộc vào Nhóm chính.
Gán các cửa hàng khác mà họ làm việc vào Nhóm phụ.
Nhờ đó, hệ thống có thể ghi nhận chấm công giờ vào/ giờ ra tại từng cửa hàng và tổng hợp giờ làm việc chính xác cho mỗi nhân viên.
→Có thể tổng hợp giờ làm việc theo từng (Nhóm) địa điểm chấm công không?
Quản lý nhóm phụ
Tại mục “Thông tin cài đặt” trong Chi tiết nhân viên, có thể xem các cài đặt được áp dụng cho từng nhân viên.
Ở đây cũng có thể xem ai là quản lý nhóm của quản lý nhân viên đó.
Tuy nhiên, chỉ hiển thị quản lý nhóm của nhóm chính.
Quản lý nhóm của nhóm phụ sẽ không được hiển thị tại mục này.
Tuy nhiên, quản lý nhóm nhóm phụ cũng có quyền quản lý nhân viên tương tự như quản lý nhóm nhóm chính.
Họ có thể thực hiện các thao tác để quản lý nhân viên, phê duyệt đơn từ, và xem dữ liệu chấm công trong phạm vi nhóm phụ mà họ quản lý.
Để biết chi tiết hơn về quản lý nhóm, vui lòng xem tại đây.
Nhóm trực thuộc
Nhóm trực thuộc là tập hợp tất cả các nhóm chính và nhóm phụ mà nhân viên thuộc về.
Tuy nhiên, các cài đặt được áp dụng cho nhân viên chỉ dựa trên nhóm chính mà họ thuộc.
Ví dụ:
Nếu một nhân viên có nhóm chính: A và nhóm phụ: B, nhân viên này vẫn thuộc nhóm B, nhưng các cài đặt được tạo cho nhóm B sẽ không được áp dụng.
Do đó, trong hầu hết các trường hợp sử dụng Quản lý chấm công của Jobcan, có thể xem nhóm trực thuộc = nhóm chính mà không ảnh hưởng đến tính toán hay quản lý.
Địa điểm chấm công (Nhóm chấm công)
Khi nhân viên chấm công, hệ thống sẽ ghi nhận thời gian, phương thức chấm công và nhóm mà nhân viên đã chấm công.
Nhóm mà nhân viên chấm công tại đó được gọi là Địa điểm chấm công (Nhóm chấm công).
Nhân viên có thể chọn địa điểm chấm công khi thực hiện thao tác chấm công (trừ một số phương thức chấm công không cho phép chọn).
Mục đích của địa điểm chấm công:
Ghi lại nhân viên đã làm việc tại nhóm nào (ví dụ: cửa hàng, chi nhánh, phòng ban…).
Có thể sử dụng nhóm chính, nhóm phụ làm địa điểm chấm công.
Đặc biệt, nhóm chính sẽ được sử dụng làm địa điểm chấm công mặc định.
Khi nhân viên chọn địa điểm chấm công và thực hiện chấm công, hệ thống sẽ cho phép tổng hợp giờ làm việc theo từng địa điểm.
Điều này áp dụng khi tải dữ liệu chấm công hoặc tải bảng chấm công tổng hợp, giúp dễ dàng xem báo cáo giờ làm việc phân theo từng Nhóm/địa điểm.
→Có thể tổng hợp giờ làm việc theo từng (Nhóm) địa điểm chấm công không?
Ngoài ra, có thể sử dụng chức năng này để quản lý làm việc từ xa.
→Có thể kiểm tra và tổng hợp dữ liệu làm việc từ xa không?
Ví dụ: Màn hình chấm công trên Trang cá nhân trên di động
Trường hợp hệ thống tự động thực hiện xử lý chốt công
Hệ thống sẽ tự động thực hiện chốt công khi đáp ứng một trong các điều kiện sau:
Có nhóm mới được tạo
Khi một nhóm mới được tạo, hệ thống sẽ tự động đặt trạng thái chốt công cho các tháng trước đó.
Ví dụ: Nếu thêm các nhân viên đã làm việc từ trước vào nhóm mới được tạo trong tháng này, dữ liệu chấm công của nhân viên đó đến hết tháng trước sẽ được đóng, không thể chỉnh sửa.
Trạng thái chốt công này có thể được mở lại thông qua xử lý chốt công.
Quay lại <Trường hợp hệ thống tự động thực hiện chốt công>
Quay lại đầu trang
Thực hiện chốt công cho nhóm chính
Khi thực hiện chốt công cho nhóm chính, các nhóm phụ liên kết cũng sẽ tự động được chốt công.
Nếu muốn mở trạng thái chốt công của nhóm phụ, cần thực hiện thao tác mở khóa cho từng nhóm phụ trên xử lý chốt công.
Quay lại <Trường hợp hệ thống tự động thực hiện chốt công>
Quay lại đầu trang
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Nhóm trực thuộc; Nhóm chính; Nhóm phụ; Nhóm cấp trên; Nhiều địa điểm; Phòng ban; Điều chuyển; Mã nhóm (ID Group)