ジョブカン勤怠管理で有休の運用を開始するためには、まず各スタッフに有休の残日数を付与する必要があります。
加えて、過去に取得した休暇日を登録することで、過去分の年休管理簿を作成することも可能です。
有休の運用開始準備から実際に運用を開始するまでの流れをご説明します。
操作手順
以下、「2021年2月1日から運用を開始した場合」として一連の流れをご説明します。
1. ジョブカンで休暇申請の運用を開始する日を決める
勤怠締め日や有休の一斉付与日など、きりの良い日付にしていただくことをお勧めします。
決まりましたら、スタッフ等社内に向けて周知をお願いいたします。
また、「2.」以降の手順は運用開始日より前に完了しておくと、運用がスムーズになります。
今回は「有休付与日が毎年4月1日の会社で、2021年2月1日から運用を開始する」と仮定します。
2. 年間の時間有休を5日分に制限する
時間休の起算日設定
休暇・申請管理→休暇管理→時間休の起算日設定
「時間休の起算日設定」を設定することで、時間有休を年間5日以上取得できないように制限できます。
この設定は、「休暇タイプ：有休」以外の休暇には影響を与えません。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
消化量算出設定
休暇・申請管理→休暇管理→消化量算出設定
「消化量算出設定」では「時間休を何時間取ったときに休暇日数1日分とみなすか」を設定します。
時間休を取得した際は、ここで設定した時間数にしたがって消化日数が算出されます。
「時間休の起算日設定」とともに、こちらも設定を行ってください。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
3. 運用開始日時点の休暇残日数を全スタッフに付与する
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例）Aさん「2021/2/1時点での有休残日数：30日」 【内訳】 そのうち10日使用している状況とすると、 |
以下、Aさんの場合にのっとってご説明します。
・残日数を計算して付与のみ行う方法
休暇申請の運用開始以降、有休が問題なく管理できれば十分であり、
過去の年休管理簿などは必要ないという場合は、
休暇付与画面から有休を有効期限「2019/4/1～2021/3/31」で10日、
有効期限「2020/4/1～2022/3/31」で20日
付与します。
休暇の付与については「休暇付与」をご確認ください。
付与すべき人数が多い場合は、「休暇情報の一括登録」をご利用いただくのが便利です。
・過去の有休管理簿も作成して管理する方法
休暇申請運用開始日より前の年休管理簿も作成し、有休を管理したいという場合は、
以下の手順で操作を行ってください。
過去の年休管理簿（もしくは有休取得の履歴がわかるもの）が必要となります。
関連ヘルプ：有休取得管理・年次有給休暇管理簿（年休管理簿）
1）過去に付与された休暇日数を登録する
休暇申請・管理→休暇付与
有効期限が「2019/4/1～2021/3/31」で20日、「2020/4/1～2022/3/31」で20日付与します。
2）過去に使用した日数を登録する
休暇・申請管理→休暇使用
2019/4/1付与分以降、2022/1/31までに使用した有休（10日分）の履歴を登録します。
有休管理簿をもとに「〇月〇日に有休を取得した」というかたちで、登録を行ってください。
2019年度に使用した有休には2018年度付与分が含まれる可能性がありますので、お気を付けください。
休暇使用画面からはスタッフひとりずつ、1日ずつの操作となりますので、
一括登録機能を利用した休暇使用をおすすめいたします。
この手順で有休の有効期限・付与日数・取得日を正しく登録すると、
2019年度・2020年度の年次有給休暇管理簿が作成され、要取得日数などの計算も正しく行われます。
※有休取得管理のデータは2019年4月1日以降に有休が1日以上付与されたすべてのスタッフについて
自動作成されます。
4. 運用開始日以降に取得する有休の休暇申請をする
運用開始日以降に有休を取得する予定がすでにある場合、休暇日までに休暇申請を行うよう
スタッフに周知を行ってください。
休暇申請はスタッフマイページから可能です。
休暇申請を行い、管理者が承認することで、「3.」で登録した休暇残日数が減っていきます。
現時点で決まっている全ての休暇申請が完了すれば、休暇残日数の移行が完了したことになります。
休暇申請の承認については「休暇申請一覧」「承認設定」をご確認ください。
5. 休暇残日数の微調整
ジョブカン勤怠上での休暇残日数は、休暇付与画面の「現時点残日数」欄で確認できます。
残日数が正しいか確認し、想定と異なる場合は、「休暇履歴閲覧・編集」から
付与日数・取得日・有効期限の確認をしてください。
付与日数や有効期限が誤っていた場合は、編集することが可能です。
詳しくは「付与した休暇の日数や有効期限（使用期限）を変更できますか？」をご確認ください。
6. 有休自動付与の設定を行う
今後の有休付与は手動ではなく自動で行いたい場合、有休自動付与機能を利用してください。
有休自動付与では、出勤日数に応じた付与日数の変更など、様々な条件を設定できます。
詳しくは、以下のヘルプページをご確認ください。
7. 運用開始後について
有休の運用開始後は、「休暇取得状況一覧」や「有休取得管理」で有休の取得状況を
確認・管理しましょう。
以下、それぞれの機能をご説明します。
休暇取得状況一覧
休暇・申請管理→休暇管理→ 休暇取得状況一覧
休暇取得状況一覧では、月単位のカレンダー上に休暇を取得しているスタッフを表示します。
スタッフごとの一年間の休暇取得状況も確認可能です。
これにより、誰がいつ、どの休暇を何日取得しているのかを視覚的にわかりやすく把握できます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
有休取得管理
休暇・申請管理→休暇管理→有休取得管理
有休取得管理では、有休の取得状況を一覧で確認できます。
また、有休を1日以上付与されたすべてのスタッフについて年休管理簿が自動作成されます。
年5日取得義務対象者については、要取得日数が消化されないまま要取得期限日が近づいた場合に
自動でアラートメールを配信する機能もあります。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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