ジョブカン勤怠管理では、有休・代休・振休のほか、慶弔休暇や夏休みなどの特別休暇も
すべて「休暇」と呼称します。
休暇はデフォルトの状態では休日に対して使用できず、平日に対して使用する必要があります。
このページでは、特別休暇を作成する方法に加え、
休暇の運用を開始するために必要な設定についてご説明します。
※有給休暇の運用を開始する場合はこちらのヘルプページをご確認ください。
目次
特別休暇を作成する
有休・代休・振休以外の、任意で作成できる休暇のことを「特別休暇」と呼びます。
特別休暇を作成する手順は、以下の通りとなります。
1. 作成する特別休暇名と、その略称を登録する
休暇・申請管理→休暇管理→特別休暇名の登録
2. 休暇タイプ設定で休暇を作成する
休暇・申請管理→休暇管理→休暇タイプ設定
休暇タイプ設定では、特別休暇を使用するグループ/スタッフ種別や消化量などを設定して、
新しい休暇を作成します。
【新規休暇タイプ追加】ボタンをクリックし、新規追加画面に移動してください。
項目「休暇タイプ」は、「1.」で登録した特別休暇名を選択します。
詳しい設定方法については次の項目をご確認ください。
これで特別休暇の作成は完了です。
休暇を取得する・させるためには、このあと「休暇付与」から休暇日数の付与を行ってください。
休暇タイプ設定
休暇タイプ設定では、休暇を作成できます。
ここで作成した休暇は、休暇申請やパレットシフトなどで使用できます。
全スタッフが使用できる有休・振休・代休の休暇タイプ設定はデフォルトで作成済みです。
なお、振休・代休は、オプション設定「休日出勤時に自動付与する休暇」を設定することで
休日出勤した際に自動付与できます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
以下、設定方法となります。
設定方法
1. 休暇タイプ設定画面を開き【新規休暇タイプ追加】をクリックする
休暇・申請管理→休暇管理→休暇タイプ設定
2. 休暇の詳細を設定する
各項目を入力後、【追加】ボタンをクリックして、設定を完了してください。
項目 | 説明 |
所属/種別 |
休暇を取得することができるグループ及びスタッフ種別を指定します。 ※スタッフは「自身のメイングループ・メイングループの親グループ向け」または「全社向け」の休暇のみ申請可能です。 |
休暇タイプ | 有休(有給休暇)・代休・振休・特別休(「特別休暇名の登録」で登録した休暇名)から選択します。 |
消化量 |
休暇の1日あたりの消化量(休暇残日数から引かれる量)を指定します。 【0日・0.1~0.9日・全休(1日)・時間休】 |
休暇範囲 | 1日の中で、休暇を取る時間の範囲です。 項目「消化量」で「0.1~0.9日」を選択したときのみ、休暇の時間帯を指定するプルダウンが表示されます。 |
休暇名 | スタッフが休暇を申請する際に選択肢に表示される休暇名です。 休暇の消化量がわかりやすい名称にすることをおすすめいたします。 |
有効期限 |
休暇タイプ「振休」・「代休」を選択した場合に設定します。 その他の休暇の有効期限は、休暇付与の際に設定します。 |
休暇日数を付与する
スタッフが休暇申請を出したり、管理者権限でスタッフに休暇を取得させたりするためには、
あらかじめスタッフに対して休暇日数が付与されている必要があります。
休暇日数は、休暇タイプごとに管理されます。
付与方法
1. 休暇付与画面を開き、付与する休暇タイプと対象スタッフを決定する
休暇・申請管理→休暇管理→休暇付与
付与したい休暇タイプを「休暇タイプ」欄から、付与の対象となるスタッフを「スタッフ名」欄から
選択します。
【表示】ボタンをクリックすることで、選択した休暇タイプが「日数を付与する休暇タイプ」として
決定されますので、【表示】ボタンは必ずクリックしてください。
(例)【ジョブカン太郎】に【有休】を付与する場合
2. 付与する日数と有効期限を入力する
(例)有効期限が【2022/4/1~2024/3/31】の【有休】を【10日】付与する場合
3. 【付与】ボタンをクリックし、付与を実行する
4. 想定通り休暇が付与されたか確認する
休暇付与画面で該当スタッフの行を確認し、想定通り休暇が付与されているか確認してください。
上記画像では「ジョブカン太郎に「2024年3月31日まで」が有効期限の有休が10日分付与されている」
ということがわかります。
表の見方は以下の通りです。
項目 | 説明 |
スタッフ | 付与対象のスタッフ名です。 |
現時点[休暇タイプ名]残日数 |
現在時点で該当スタッフに付与されている休暇日数です。 未来日で取得する日数を差し引いて表示したい場合は、休暇付与画面上部の項目「予定分を含めた残日数を表示」で「する」を選択してください。 |
有効期限 | 付与日数のうち、もっとも期限切れが早いものの有効期限です。 |
切り捨て日数 | 項目「有効期限」の期日が過ぎたら消滅する日数です。 |
休暇日数は、休暇付与、休暇履歴閲覧・編集、月次出勤簿の各画面で確認できます。
このうち、「休暇履歴閲覧・編集」では有効期限の開始日も表示されます。
修正方法
1. 「休暇履歴閲覧・編集」画面を開き、休暇日数を修正したいスタッフを検索する
休暇・申請管理→休暇管理→休暇履歴閲覧・編集
「休暇履歴閲覧・編集」は休暇日数の付与・取得の履歴を閲覧する機能です。
検索条件を指定して【表示】ボタンをクリックしてください。
条件に当てはまるスタッフの履歴が表示されます。
2. 修正したい付与履歴の【編集】ボタンをクリックする
3. 休暇タイプ・日数・有効期限を編集する
編集画面では、付与した休暇の休暇タイプ・日数・有効期限の終了日を変更できます。
【上記の内容に変更する】をクリックして変更を保存してください。
右上の【削除】ボタンで付与履歴を削除(=付与した休暇日数の削除)できます。
有効期限の開始日は変更できません。
開始日を間違えた場合は付与履歴を削除し、休暇付与から付与し直してください。
「休暇時間の根拠」を設定する
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー:時間計算
スタッフが休暇を取得する前に「まる1日の休暇を取った場合に、休暇時間を何時間とみなすか」を
設定しておく必要があります。
オプション設定「休暇取得時の「休暇時間」の根拠(全日休暇のみに適用)」で、
全日休暇の休暇時間をどの数値をもとに決定するか選択してください。
オプション設定はグループ/スタッフ種別ごとに変更できず、全社一律で適用されます。
グループ/スタッフ種別ごとに休暇時間算出の根拠を変更したい場合は「消化量算出設定」を選択し、
消化量算出設定で新規に設定を作成してください。
選択肢 | 説明 |
消化量算出設定 | 消化量算出設定にしたがいます。 グループ/スタッフ種別ごとに別々の設定を作成可能です。 |
シフトから算出 | 休暇日のシフトの労働時間=休暇時間になります。 休憩時間が設定されている場合、休憩時間は休暇時間から除外されます。 |
所定労働時間設定 |
スタッフ詳細で設定した「所定労働時間(1日)」が休暇時間になります。 ※ 「所定労働時間(1日)」は全日休暇の休暇時間算出のためにのみ利用します。 |
消化量算出設定について
休暇・申請管理→休暇管理→消化量算出設定
消化量算出設定では全日休暇の休暇時間だけでなく「時間休を何時間分取得したら1日分とみなすか」も
設定します。
時間休を取得した際の消化日数はこの設定に基づいて算出されるので、時間休を運用する場合は
必ず設定してください。
休暇を取得する
休暇を取得する方法には2通りあります。
以下、それぞれの流れとなります。
スタッフから申請する
画像例)PCマイページ
スタッフはスタッフマイページから休暇を申請できます。
休暇申請は、承認設定で作成した承認フローにしたがって承認・却下されます。
申請~承認までの流れは以下の通りとなります。
- スタッフが休暇申請を出す。
- 承認フローに設定された承認者に通知メールが届く。
- 承認者が承認フローにしたがって承認作業を行う。
- 申請の承認・却下がスタッフにメールで通知される。
詳しくは以下のヘルプページをご確認ください。
関連ヘルプ:申請の種類と承認方法について
管理者権限で使用する
休暇・申請管理→休暇管理→休暇使用
管理者は「休暇使用」からスタッフに休暇を取得させることができます。
このとき、数日間の休暇であっても1日分ずつ作業する必要があります。
複数人に休暇を取得させる・休暇日が複数日に渡るなどの場合は、
パレットシフトから休暇をあてはめる方法や、休暇情報の一括登録が便利です。
オプション設定
休暇に関するオプション設定をご紹介します。
詳しくは、各オプション設定のヘルプページをご確認ください。
- 休日に対して休暇を申請できるようにする
- 使用日数を上限なしに設定する
- 年間に取得する時間有休を5日分に制限する
- 振休を取得するとき過去日に対する休日出勤申請・休暇申請を禁止する
- 1時間単位ではない時間有休の申請を禁止する
-
休暇時間を労働時間に加算する・残業時間に考慮する
休日に対して休暇を申請できるようにする
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー:休暇・申請管理
オプション設定「休日も休暇申請が可能」をONにすることで、休日(公休日/法定休日)に対して
休暇を申請できるようになります。
管理者権限での使用と、スタッフからの休暇申請のどちらでも可能です。
使用日数を上限なしに設定する
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー:休暇・申請管理
オプション設定「[休暇]残日数不足の場合の休暇使用を不可にする」をOFFにすることで、
使用日数に上限がない休暇を設定できます。
このオプション設定をOFFにした場合、該当の休暇は残日数が0日でも使用できます。
このオプション設定は休暇タイプごとに設定可能です。
年間に取得する時間有休を5日分に制限する
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー:休暇・申請管理
オプション設定「時間休の上限チェックを行う」をONにすることで、
スタッフが1年間に取得する時間有休を5日分に制限できます。
制限を正しく行うには、併せて「時間休の起算日設定」「消化量算出設定」を設定する必要があります。
※ 時間休の取得日数を制限できるのは「有休」のみです。
その他の振休・代休・特別休暇の時間休は制限できません。
振休を取得するとき過去日に対する休日出勤申請・休暇申請を禁止する
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー:休暇・申請管理
オプション設定「申請日以前の日付を休日出勤日とした申請を不可とする」、
「申請日以前の日付を振休日とした申請を不可とする」をONにすると、「消化量:1日」の振休を
取得する場合に限り、休日出勤申請・休暇申請を本日以前に対して申請できなくなります。
これにより、振休を取得する場合は事前に休日出勤申請・休暇申請を出すことを必須にできます。
1時間単位ではない時間有休の申請を禁止する
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー:休暇・申請管理
オプション設定「休暇申請で有休(時間休)を指定した場合、1時間単位で割り切れない時間での申請を
不可にする」は、「消化量:時間休」の有休について、「0時間30分」「1時間40分」などのように
1時間に満たない分数を含む休暇時間での使用・申請を禁止する機能です。
これにより、時間有休を必ず1時間単位で取得させることができます。
※ 1時間単位ではない時間休の申請を禁止できるのは「有休」のみです。
その他の特別休暇の時間休では禁止できません。
休暇時間を労働時間に加算する・残業時間に考慮する
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー:時間計算
オプション設定「[休暇]を労働時間に加算」、「[休暇]を残業時間に考慮」をONにすることで
休暇時間を労働時間や残業時間の計算に含めることができます。
このオプション設定は休暇タイプごとに設定可能です。
※ ジョブカン勤怠管理では休暇が有給か無給かの設定はできません。
ご利用の給与計算サービスにて設定をお願いいたします。
注意事項
・休暇の時間帯と休憩時間が被っても、休暇時間から休憩時間を差し引くことはできません。
→休暇時間から休憩時間を除外できますか?
・半休を取得したときに「遅刻」「早退」判定がつかないようにしたい場合、
午前の勤務と午後の勤務の間に自動休憩で休憩時間を入れる必要があります。
→半休を取得した際の遅刻・早退の表示を消せますか?
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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